Optimalkan Penggunaan Applicant Tracking System: Manfaat Dan Tips Terbaik
Applicant Tracking System (ATS) atau sistem pelacakan pelamar adalah software yang umumnya digunakan oleh perusahaan dalam proses perekrutan dan seleksi calon karyawan.
Software ini berfungsi untuk mengumpulkan, mengelompokkan, dan menilai curriculum vitae (CV) yang diterima oleh perusahaan untuk lowongan pekerjaan yang sedang dibuka.
Dengan adanya ATS, ketika seseorang mengirimkan lamaran untuk suatu posisi di perusahaan, terdapat kemungkinan CV mereka tidak langsung sampai ke meja manajer perekrutan. Namun, CV tersebut harus melalui ATS terlebih dahulu.
Kehadiran ATS mempermudah HR dalam menyaring CV. Dengan bantuan ATS, informasi mengenai setiap pelamar dapat dikumpulkan berdasarkan CV mereka, lalu diorganisir berdasarkan pengalaman dan keterampilan yang dimiliki.
Proses seleksi dengan ATS membantu Anda dan rekruter lainnya untuk menyaring pelamar yang paling berkualitas dari keseluruhan pelamar.
ATS membantu rekruter menghemat waktu, namun sistem ini belum sempurna dalam pengambilan keputusan terkait proses rekrutmen.
Studi oleh Harvard Business Review menunjukkan bahwa 88% rekruter menganggap bahwa ATS sering kali mengabaikan pelamar yang memenuhi kualifikasi karena CV mereka tidak persis sesuai dengan kriteria dalam deskripsi pekerjaan.
Ini menandakan bahwa ATS terlalu menekankan pada kata kunci tertentu dan kurang cermat dalam mempertimbangkan keterampilan, pengalaman, atau kualifikasi kandidat. Akibatnya, banyak kandidat yang berkompeten terlewatkan hanya karena CV mereka tidak mencakup kata kunci yang sesuai.
1. Manfaat Applicant Tracking System
Walaupun terdapat beberapa kekurangan, ATS memberikan berbagai keuntungan yang memudahkan Anda dalam proses perekrutan. Berikut lima manfaatnya, antara lain:
1. Mencari Karyawan dengan Lebih Efisien
ATS memudahkan pengelolaan proses rekrutmen dari awal hingga akhir dengan satu platform. Sehingga, tidak butuh menghabiskan waktu dengan mencatat informasi menggunakan berbagai worksheet dan alat yang berbeda.
2. Memasang Iklan Pekerjaan di Berbagai Portal Lowongan Kerja
Sistem ATS memungkinkan perusahaan untuk mengunggah lowongan kerja di berbagai portal pekerjaan dengan menggunakan satu platform. Ini akan membantu menghemat biaya dalam proses perekrutan, karena Anda tidak perlu membayar secara terpisah untuk setiap portal pekerjaan.
3. Menghemat Waktu dengan Mengotomatisasi Tugas Rutin
Penggunaan ATS dapat menghemat waktu dengan mengotomatisasi pekerjaan-pekerjaan yang sering terulang. ATS mampu menyaring resume dan menolak pelamar berdasarkan
kriteria yang telah diatur sebelumnya, selain itu juga membantu dalam menjadwalkan tes online dan background check secara otomatis.
4. Membangun Reputasi Brand
Dengan sistem ATS, Anda dapat menciptakan pengalaman positif bagi kandidat selama tahapan wawancara. Sistem ini memungkinkan Anda untuk memberitahu calon mengenai langkah-langkah dalam proses wawancara, termasuk memberikan pemberitahuan tentang hasil seleksi atau penolakan serta feedback dari wawancara. Ini semua berkontribusi dalam upaya memperkuat reputasi brand Anda.
5. Mengelola Talenta yang Berpotensi dalam Database
ATS memungkinkan Anda untuk menyimpan data individu yang belum terpilih, namun memiliki potensi untuk posisi tertentu. Penggunaan database talenta ini membuat proses perekrutan menjadi efektif dan menghemat biaya.
2. 5 Tips Mengoptimalkan Applicant Tracking System
Dengan memiliki beragam manfaat, penggunaan ATS berkontribusi untuk meningkatkan produktivitas perusahaan. Berikut 5 tips yang dapat Anda terapkan untuk mengoptimalkan penggunaan ATS:
1. Pastikan Deskripsi Pekerjaan Sesuai dengan Persyaratan
Sistem ATS akan mengevaluasi resume berdasarkan kata kunci yang digunakan oleh rekruter dalam deskripsi pekerjaan atau job description.
Oleh karena itu, jika deskripsi pekerjaan tidak cocok dengan kualifikasi yang dicari, ada kemungkinan ATS akan menolak kandidat dengan resume yang sebenarnya sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Hal ini mengakibatkan pemborosan waktu dan tenaga.
Sehingga, penting untuk mencantumkan keterampilan dan tanggung jawab yang Anda cari dalam deskripsi pekerjaan. Sampaikan harapan terhadap calon karyawan serta apa yang dapat Anda tawarkan kepada mereka. Dengan deskripsi pekerjaan yang tepat dan ringkas, sistem ATS dapat efisien dalam menyaring kandidat yang tidak cocok, sehingga memudahkan Anda untuk mencari kandidat yang memenuhi syarat.
2. Gunakan Pencarian Boolean
Anda dapat memanfaatkan Pencarian Boolean untuk mempersempit hasil pencarian. Menemukan kandidat yang sesuai memerlukan waktu dan upaya. Jika tidak menggunakan ATS, Anda perlu meninjau ribuan resume sebelum menemukan yang terbaik.
Tetapi, dengan bantuan ATS, Anda dapat menggunakan fitur 'Pencarian Boolean'. Ini memungkinkan Anda untuk melakukan pencarian yang lebih canggih dengan menggabungkan kata kunci menggunakan operator AND, OR, dan NOT untuk menemukan kandidat yang sesuai dengan kriteria Anda.
Misalnya, daripada secara manual dalam mencari software engineer yang berbasis di Jakarta, Anda dapat melakukan pencarian dengan menggabungkan kata kunci "Software Engineer" DAN "Jakarta". Dengan cara ini, profil semua software engineer yang berdomisili di Jakarta akan muncul dalam hasil pencarian Anda.
3. Mencontoh Alur Perekrutan Sebelumnya
Menemukan kandidat yang memenuhi syarat merupakan langkah pertama dalam proses perekrutan. Setelahnya, Anda perlu melalui serangkaian tahapan seperti screening CV, wawancara teknis, wawancara dengan HR, dan penugasan.
Mengintegrasikan ATS pada setiap tahap ini dapat menyulitkan dan memerlukan banyak waktu, usaha, serta sumber daya. Oleh karena itu, pendekatan terbaik adalah mencermati dan mengadaptasi proses perekrutan yang sudah ada dalam sistem ATS Anda.
Misalnya, Anda dapat menggunakan ATS untuk mengotomatisasi seluruh proses perekrutan Anda, termasuk penyaringan resume, wawancara telepon dengan manajer perekrutan, pemberian tugas, wawancara tatap muka dengan kepala tim, dan tahap yang melibatkan departemen HR sebelum konfirmasi akhir. Ini akan membantu menghemat waktu dan tenaga serta memastikan bahwa setiap langkah diserahkan kepada pihak terkait.
4. Ajukan Pertanyaan yang Tepat kepada Kandidat
Proses perekrutan yang efektif tidak sekadar meninjau resume dan surat lamaran. Ini hanya memberikan gambaran umum mengenai kandidat. Untuk mendapatkan informasi yang lebih mendalam dan mengevaluasi potensi serta keterampilan kandidat, Anda ajukan pertanyaan penting dan mendalam pada ATS.
Berikut beberapa pertanyaan yang perlu diajukan dalam proses ATS:
- Apa motivasi Anda untuk bergabung dengan perusahaan kami?
- Apa kelebihan dan keterampilan yang dapat Anda kontribusikan untuk pekerjaan ini?
- Ceritakan pengalaman kerja saat ini dan bagaimana Anda dapat meningkatkan kinerja di sini.
- Apakah Anda lebih suka bekerja secara mandiri atau dalam tim?
- Bagaimana Anda menghadapi tekanan terkait tenggat waktu yang ketat?
- Bagaimana atasan dan rekan kerja menilai Anda?
- Bisakah Anda ceritakan proyek paling menarik yang pernah Anda kerjakan?
Dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan seperti ini, Anda akan memperoleh pemahaman awal mengenai kandidat sebelum tahap wawancara. Hal ini juga bermanfaat untuk menghemat waktu Anda dan perusahaan jika ternyata kandidat tidak sesuai.
Respon kandidat akan disimpan dalam profil mereka, memungkinkan Anda untuk melakukan pencarian berdasarkan kata kunci ketika Anda perlu mempertimbangkan mereka untuk posisi pekerjaan di masa mendatang.
5. Perhatikan Perkembangan Kandidat
Proses perekrutan membutuhkan waktu dan usaha. Perekrutan bukan hanya melakukan wawancara dan memberikan posisi kepada kandidat yang sesuai. Melainkan, hal ini adalah proses yang berkesinambungan di mana Anda menguji kandidat dalam berbagai tahap, dan memutuskan untuk merekrut jika benar-benar yakin dengan kemampuan mereka.
Untuk memastikan bahwa proses perekrutan berjalan dengan lancar dan efisien, Anda perlu terus memantau perkembangan kandidat selama proses ini berlangsung.
Dengan aktif memantau kandidat, Anda mampu:
- Mengidentifikasi dan menangani potensi kendala selama proses rekrutmen, seperti ketidaksesuaian jadwal atau keterlambatan.
- Memastikan semua calon diperlakukan dengan adil dan konsisten.
- Mengumpulkan data dan informasi yang berguna untuk meningkatkan proses rekrutmen di masa mendatang.
Demikian manfaat Applicant Tracking System serta tips untuk mengoptimalkannya yang dapat Anda terapkan dalam perekrutan karyawan.
Kunjungi website kami untuk update wawasan Anda seputar kerja dan bisnis dengan insight terkini.
Related Posts
